EL MEMORANDO

El memorando (del latín memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.

Es un documento que se utiliza en el interior de las empresas para establecer una comunicación entre distintos departamentos o sectores de la misma. Tiene una estructura definida, con una serie de pautas que debe cumplirse y tiene como fin dar a conocer distintas disposiciones, normas o circunstancias de importancia que los empleados deben tener en cuenta para el correcto desempeño laboral. Pol lo tanto se considera un documento de tipo administrativo. No obstante, también se utiliza en ocasiones para referirse a intercambios de información entre organismos del estado o incluso entre estados mismos.

(http://www.importancia.org/memorando.php)

Características

• Es un documento interdepartamental/ informal.
• Puede estar dirigido a una o más personas.
• Debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan carácter permanente.

Tipos de Memorando

En  la  práctica podemos distinguir, tanto  en  lo que  atañe a  la forma, como a contenido y extensión, dos clases de memorandos:
 

  a- Memorando breve
  b- Memorando extenso

 a- Memorando breve

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna, es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en impresos que cada empresa u organismo poseen con su propio membrete.

b- Memorando extenso

Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia.

Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate.

Formato

En dicha hoja aparecen líneas y espacios para  completar:

PARA: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que pertenece.

DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento al que pertenece.

FECHA: Puede usarse en forma abreviada.

ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.

FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.

Cualidades de un memorando

Cualidades indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su éxito dependerá del grado de aceptación que encuentre en el destinatario. (Fernández de la Torriente, G. 1979).

        

         -   Claridad

         -    Brevedad

         -    Integridad

         -    Cohesión

         -    Precisión

         -    Armonía 

Recomendaciones generales 

Se recomienda evitar:

• Expresarse en primera persona del singular.
• Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas.
• Abusar del tiempo del destinatario.
• Elaborar ideas obvias.
• Incluir algo que no venga al caso.
• Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación.
• Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas.
• Usar y abusar de la construcción negativa.
• Emplear rodeos y redundancias.
• Acumular oraciones difusas.
• Ser oscuro en las expresiones.
• Herir sensibilidad del receptor.
• Firmar antes de releer el escrito.

Estilo

—  Usa una letra con tamaño de 12 puntos, así será fácil de leer. Times New Roman, Arial y Courier son los estilos estándar; Bookman y Palatino son aceptables también, aunque menos utilizadas.

— Evita otras como Comic Sans MS,  estas se utilizan en trabajos menos formales.

— Recuerda siempre marginar tus documentos.

FUENTE:                                           

Vásquez, M. y L. Carrera (2007). Herramientas para un aprendizaje eficaz. Caracas: Panapo.

Modelo Memorando

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