ISLARTE: LA CARTA FORMAL, DE NEGOCIOS E INFORMAL

Antigua carta de amor

La Carta formal

Las cartas formales se redactan en lenguaje formal, ya que la carta va dirigida a una persona de jerarquía o a la cual uno no conoce y su intención es comunicar un acontecimiento o hacer algún tipo de pedido. Son requisitos de las mismas la claridad y la precisión.

Las cartas formales pueden redactarse de dos formas:

- En primera persona: se caracteriza por estar redactada en primera persona del singular o plural.

- En tercera persona: se caracteriza por estar redactada en tercera persona del singular o plural. La persona gramatical utilizada debe mantenerse a lo largo de todo el texto.

Las partes de una carta formal son:

- Fecha: es lo primero que se escribe, y puede ir en el margen derecho o en el izquierdo. Junto a la fecha se escribe también el lugar desde donde se envía la carta. El nombre del mes se escribe en minúscula, no es necesario incluir el nombre del día de la semana.

-La Asunción, 07 de abril de 2015

- Encabezado: va luego de la fecha. Se debe escribir el nombre de la persona a quien va dirigida la carta, y bajo el nombre, el cargo que la persona ocupa o alguna otra referencia pertinente. Es convencional, aunque no obligatorio, que el encabezado concluya con la palabra "Presente".

Sr. Francisco Torres G.
Director Instituto de Estudios Superiores.
Presente.-

- Saludo: debemos saludar al destinatario de manera cortés, pero manteniendo siempre el lenguaje formal.

Estimado Director:

- Introducción: corresponde al primer párrafo de la carta, que debe contener la información que permite entender el resto.

Me dirijo a usted en mi calidad de representante del curso Trayecto Inicial— UNEARTE, con el fin de solicitar autorización para realizar la tradicional despedida de fin de curso. En esta oportunidad la ceremonia sería el sábado 30 de mayo, a las 2:00 pm, en la Sala de cine María Nela Alas, de nuestra sede.

- Cuerpo: es el "desarrollo" de la carta; un número indeterminado de párrafos en los que se expone aquello que motiva la escritura. Normalmente una carta formal no debe ser muy extensa, pero es conveniente que entregue toda la información necesaria y que esté bien redactada. En este sentido, no hay que caer en el error de que la carta debe ser breve

Como todos los años, los cursos se han dividido en comisiones que estarán a cargo de los distintos aspectos de la despedida, el espectáculo de música, danzas, obras de teatro, el refrigerio y otros detalles, por lo cual podemos confiar en que todo saldrá de la mejor manera.

- Despedida: pequeño párrafo que va al finalizar la carta, en el cual se sintetiza brevemente la idea principal de la misma, y se cierra la comunicación con alguna palabra amable.

Esperando contar con su autorización y apoyo, se despide
Atentamente,

- Firma: al final de la carta el emisor debe individualizarse con su nombre y cualquier otra información que sea relevante según la ocasión. Para mandar una carta a un diario, por ejemplo, se suele poner además del nombre, el número de la Cédula de Identidad.

Sr. Emanuel García

- Cargo: se coloca el cargo que ocupa quien emite la carta

Delegado de curso Trayecto Inicial— UNEARTE.

La Carta de negocios

Una buena imagen es fundamental tanto si desea tener éxito al vender como al reclamar un producto o servicio. El formato de una carta comercial puede ser útil en una variedad de circunstancias, pero es especialmente importante para comunicarse formalmente con una compañía o corporación.

Escribiendo una carta de negocios

Empiece escribiendo seis líneas por debajo del texto del membrete, esto puede necesitar ser ajustado si su carta es larga. Justifique su carta en ambos lados.

Escriba su nombre en la primera línea, alineada a la izquierda, seguida por su cargo y dirección comercial (saltee este paso si utiliza un membrete, pues el mismo ya incluirá esta información).

Salteé una línea y escriba la fecha. Si utiliza un membrete, la fecha estará en la primera línea.

Salteé dos líneas y escriba el nombre del destinatario, el cargo y la dirección, alineada a la izquierda. Utilice un título formal, tal como Sr., Sra. o Dr., porque se trata de una carta formal. Evita dirigirse al destinatario sólo por su primer nombre.

Siga con su saludo, otra vez utilizando el nombre formal, por ejemplo: "Estimado Sr. Pérez"

Preséntese en el primer párrafo, si el destinatario no lo ha visto recientemente.

"Nos encontramos recientemente en una conferencia sobre plásticos reciclables", o "le vendí recientemente el equipo informático para su empresa".

Continúe con el cuerpo de la carta, indicando el propósito principal para escribirle. Esto puede ser desde trasladar una queja hasta finalizar un negocio, pasando por solicitar información sobre productos o servicios, entre muchas otras opciones. Sea tan conciso como le sea posible.

Saltee dos espacios y concluya la carta con: "Sinceramente", "Gracias" o "Los mejores deseos", seguido por una coma.

Deje cuatro líneas en blanco para su firma, y entonces escriba su nombre y cargo. Una vez impresa la carta, firme la carta con un bolígrafo en ese espacio de cuatro líneas. Algunas personas prefieren centrar la fecha y los saludos finales, en vez de alinearlos a la izquierda.

Intente mantener la carta en una página. Generalmente, una carta corta obtendrá una respuesta más rápida que una larga, donde se divague demasiado en lugar de ir al grano. Corrija su puntuación, deletreo y gramática para tener un texto perfecto. Utilice la función de corrección de textos de su procesador, o recurra a alguien que le corrija la carta antes de enviarla.

Por último, tenga en cuenta que sin importar cuán enojado pueda estar, debe tratar de no mostrar su cólera en la carta, pues es mucho más probable que obtenga respuesta si se mantiene cortés.

Lista General de Encabezamientos

Estimada señora Sánchez

Estimado señor Rodríguez

Distinguida señora (formal y para gente 'importante'

Sr. Sra. Srta.

Muy señor mío (formal)

Querida María (inf)

Querido Paco (inf)

Mi querido amigo/a

Despedidas

Te deseo mucha suerte con tu nueva casa..

Recuerdos a tu familia...

Rick dice que te mande un abrazo

Hasta pronto.

Tu amiga no te olvida...

Un beso

Un fuerte abrazo

Un abrazo

Me he alegrado mucho de recibir otra carta tuya...

Un saludo

Perdona que haya tardado tanto en contestar...

Atentamente (formal)

Probablemente te acordarás de mí. Soy...

Le saluda muy atentamente (formal)

Qué sorpresa recibir tu carta...

Las partes principales de todo tipo de carta

En todas las cartas en español es normal incluir esto:

- La fecha

- La dirección (o lugar, es decir de dónde escribes),

- El saludo,

- El texto o cuerpo,

- La despedida y

- La firma.

Estos elementos básicos cambian un poco dependiendo del tipo de correspondencia que uno está escribiendo (formal versus informal).También el tono de la carta varía, dependiendo del tipo del escrito y de su objetivo.

La Carta Informal

A continuación hay un ejemplo de una carta informal con sus partes marcadas, y una descripción de cada parte al lado.

Partes, descripciones y ejemplos.

1) La fecha: día, mes y año, en ese orden. Ejemplo: "El 07 de abril de 2015" (a veces abreviado así: 07/04/2015)

2) La dirección (o el lugar): la ciudad y el estado desde donde escribes, o el sitio "Porlamar”, “La Asunción".

3) El saludo: una frase para mostrar a quién va dirigida la carta "Querido(a) José:" o "Estimado(a) María:”...y otras opciones, dependiendo del tipo de comunicado.

4) El texto o cuerpo: varía en su contenido y largo, pero tiene el formato estándar de párrafos sangrados como un ensayo o reporte; dentro de cada párrafo hay estructura o temas centrales que controlan su contenido, pero no es una organización tan rígida como la de un reporte o análisis literario

5) La despedida: una frase para terminar el comunicado y despedirse del destinatario de la carta "Sinceramente," o "Atentamente,”... y otras opciones que dependen del tono o tipo del escrito.

6) La firma: en tu puño y letra, seguida en cartas formales por tu nombre pasado a máquina debajo de la firma o, en cartas informales, por tu nombre escrito legiblemente.

7) La posdata: se puede usar al final si se quiere añadir alguna información fuera del cuerpo (va después de la firma, justificado a la izquierda del papel, y tiene la abreviatura "P.D." antes del mensaje adicional).

El tono, estilo y precisión de las cartas

Es sumamente importante tener buena ortografía en una comunicación escrita, pues hay tiempo para pensar, planificar y hacer varios borradores. Los errores hacen una mala impresión. Reflejan el descuido o posiblemente ignorancia de parte del autor, y a veces la falta de respeto para el mensaje o (en el peor caso) para el destinatario de la carta.

El respeto es un tema central en la cultura latina y no puede faltar en cualquier tipo de comunicación, ya sea oral o por escrito. Los angloparlantes y los hispanohablantes tienen conceptos diferentes del respeto. Lo que al estadounidense le parece respetuoso, al latino le puede parecer abrupto. Entonces cualquier comunicación en español debe incluir frases de respeto y muchos detalles, más de lo normal para un comunicado en inglés.

Según el libro Guía de correspondencia española (página 55), "El estilo español es más elegante y más efusivo que el inglés, pero no le falta la sinceridad”.

La selección apropiada de palabras es importante porque representa el nivel de cercanía y cariño que hay entre el escritor y el recipiente de la carta. El vocabulario, entonces, afecta el tono de su carta. El tono de una carta informal debe ser como el tono de voz que se usa en una conversación - relajado y generalmente optimista. En una carta formal, debe ser más distanciado y elegante el tono.

El saludo

Querido Paco:

Querida Susana:

Mi querido amigo:

Queridísima prima:

Apreciado José:

¡Hola, amigo!

La despedida

Atentamente, (más para negocios o una situación formal)

Sinceramente, (típico de un estudiante de español, no muy natural)

Con cariño, (típico entre 2 chicas o entre chico/chica)

Besos y abrazos, (¡romántico!)