Estructura de una carta
La estructura de cada carta debe adecuarse en cada caso a nuestras necesidades y, sobre todo, a las necesidades del lector.
Al analizar la estructura de una carta, debemos tener en cuenta tres partes principales:
A.- Inicio.
B.- Cuerpo de la carta.
C.- Cierre.
Además en la parte superior de la carta, deben indicarse los datos del destinatario y del remitente.
A.- El inicio de la carta
Los elementos que configuran el principio y el final de la carta determinan, en gran medida, su tono y estilo.
Para que nuestras cartas tengan un tono ágil y actual, es necesario prescindir de fórmulas encorsetadas, heredadas del lenguaje administrativo y comercial antiguo.
El inicio de una carta indica al lector el tipo de mensaje ante el que se encuentra. No existen unas normas fijas para iniciar una carta, pero si podemos seguir unas pautas generales. Existen diversos elementos que configuran el comienzo del escrito:
1.- La fecha
En todos los escritos empresariales es imprescindible incluir la fecha para facilitar su archivo y evitar posibles confusiones en el futuro. En las cartas, la fecha suele situarse en el margen superior derecho del documento, aunque no existe una norma al respecto. Lo fundamental a la hora de escribir las fechas es mantener la coherencia en todos los escritos.
A continuación damos algunas indicaciones:
• Los meses se escriben en minúscula.
• Los años se escriben sin punto.
• Es preferible escribir el día y el año con número, y el mes con letra (14 de febrero de 2000), a menos que, por motivos legales de otra índole, debemos hacerlo todo con letra.
• Es preferible utilizar la variante sin articulo delante del año (20 de marzo de 2001).
• No deben utilizarse las partículas en y a para introducir las fechas, por considerarse una fórmula anticuada (Madrid, 18 de julio de 2000 en lugar de En Madrid, a 18 de julio de 2000).
2.- El saludo o encabezamiento
El saludo o encabezamiento se escribe debajo de los datos del destinatario y del remitente. En algunos casos se puede anular el encabezamiento (por ejemplo, en las cartas de respuesta comercial dirigidas a una empresa) y comenzar la carta directamente.
Estas son algunas indicaciones que tenemos que tener en cuenta a la hora de redactar los encabezamientos:
• Siempre que sea posible, personalizaremos nuestros envíos (Estimado Sr. Gómez, Estimada Sra. Gómez).
• Si se trata de envíos masivos, debemos utilizar algunas fórmulas, que elegiremos según el contexto (Estimados clientes; Estimados amigos; Estimados usuarios).
• Conviene evitar las expresiones anticuadas (Muy Sr. Nuestro; Muy Sra. Nuestra; Muy Sres. Nuestros).
• Conviene evitar las construcciones dobles para abarcar el masculino y el femenino (Estimado/a Sr./ Sra.).
A continuación proponemos una recopilación de los encabezamientos más comunes, que escogeremos según el contexto:
• Querido amigo / Querida amiga / Queridos amigos
• Estimado amigo / Estimada amiga / Estimados amigos
• Estimado colaborador / Estimada colaboradora / Estimados colaboradores
• Estimado señor / Estimada señora / Estimados señores
• Estimado Sr. González / Estimada Sra. González / Estimados Sres. González
• Estimado cliente / Estimada cliente / Estimados clientes
• Apreciado cliente / Apreciada clienta / Apreciados clientes
B.- El cuerpo de la carta
El cuerpo de la carta está constituido por el mensaje en si. Es fundamental que esté redactado de forma clara y adecuada para que nuestro mensaje cumpla su función.
En primer lugar, es importante cuidar el estilo de nuestra redacción. Para ello puede resultar útil seguir las siguientes indicaciones:
Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Respondiendo a su carta del día...).
Emplear construcciones sintácticas ordenadas ( sujeto, verbo y complementos):
• Nos ponemos en contacto con usted para informarle...
• Tenemos el gusto de comunicarle...
Además, las siguientes frases pueden servirnos de ejemplo para iniciar el cuerpo del texto:
• Con un mensaje neutro:
o Mediante esta carta...
o Con este escrito...
o Nos dirigimos a usted con el fin de...
o Nos dirigimos a vosotros con el fin de...
o Nos complace comunicarles...
o Nos ponemos en contacto con usted a fin de ...
o Queremos darles a conocer...
o Tal y como acordamos por teléfono...
o Les anunciamos que...
o Les anunciamos que...
o A continuación, les detallamos...
o Como ya sabrán...
o Tal y como acordamos...
o Debido a...
o En lo referente a...
o En lo concerniente a...
o A propósito de ...
o Con motivo de ...
o A raíz de...
• Con un mensaje positivo:
o Nos complace comunicarle que ...
o Es un placer para nosotros saludarle ...
o Es un placer anunciarle que...
o Es una gran satisfacción para nosotros notificarle ...
• Para hacer referencia a un envío:
o Le enviamos su pedido...
o Les tramitamos...
o Nos complace enviarle...
o Adjuntamos la documentación correspondiente a...
o Junto a esta carta le enviamos...
• Para expresar agradecimiento:
o Queremos darles las gracias por...
o Es un gusto agradecerles sinceramente la atención...
o Les damos las gracias por...
o Quiero darles las gracias por...
o Quiero agradecerle sinceramente el amable trato recibido durante...
o Deseo agradecerles...
o Reciba mi mas sincero agradecimiento por...
o Gracias por su amable gestión al frente de...
El resto del cuerpo de la carta dependerá del mensaje que queramos transmitir y ha de adecuarse a las necesidades y expectativas de nuestros lectores.
C.- El cierre de la carta
No existen normas rígidas para concluir una carta, aunque siempre debemos hacerlo de forma que guarde relación con el saludo o encabezamiento empleado.
C. 1.- La despedida
Estas son algunas recomendaciones que tenemos que tener en cuenta:
• Evitar las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del lenguaje
administrativo, como las siguientes:
o Sin otro particular...
o Aprovechamos la ocasión para saludarle atentamente.
o Quedo a su disposición...
o A la espera de...
o Atte.
• Las cuales pueden ser sustituidas por las mas usuales:
o Un saludo,
o Reciba un cordial saludo,
o Atentamente,
o Les saluda atentamente,
• Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase ( Esperando que estas aclaraciones hayan sido de utilidad...). Preferiblemente usar: Esperamos que estas aclaraciones...
• Concluir con un mensaje positivo y alentador, incluso en aquellas cartas cuyo contenido sea negativo (En la confianza de que lleguemos a un acuerdo lo antes posible, quedamos a la espera de sus noticias...; Estaremos encantados de resolver cualquier duda que pueda surgirles...).
• Cerrar la carta con un mensaje directo, conciso y sin rodeos. (Esperamos colaborar con ustedes en un futuro próximo. Hasta entonces... en lugar de: Esperando que en el futuro podamos de nuevo colaborar estrechamente y que exista la posibilidad de poder comenzar una relación comercial entre ambas compañías de forma satisfactoria, me despido...).
• Estas son algunas fórmulas que pueden resultar útiles para concluir una carta:
• Con un mensaje neutro:
o Cordialmente,
o Atentamente,
o Muy cordialmente,
o Un cordial saludo,
o Saludos cordiales,
o Reciba un cordial saludo,
o Reciba un atento saludo,
o Le saludamos cordialmente,
o Con afecto,
o Un abrazo,
o Muy atentamente,
o Le saludo atentamente,
• Para mostrar disponibilidad:
o Si necesitan cualquier aclaración, no duden en ponerse en ponerse en contacto con nosotros...
o Estamos a su disposición para todo aquello que necesiten...
o No dude en llamarnos si necesita cualquier información...
o Si precisan alguna información, póngase en contacto con nosotros...
o Si desean mas información, les atenderemos con mucho gusto...
o Estamos a su disposición en el teléfono...
• Para indicar que estamos esperando respuesta:
o Confiamos en que...
• Para indicar que estamos esperando respuesta:
o Confiamos en que...
o Esperamos que...
o Nos gustaría contar con...
o Estamos seguros de que podrán darnos una respuesta en breve...
o En espera de su respuesta, reciba un atento saludo...
o A la espera de su respuesta, les saluda atentamente...
o Esperamos recibir noticias suyas lo antes posible...
C. 2.- La firma
En las cartas comerciales, la firma debe ir acompañada del nombre y los apellidos en letra impresa, así como el cargo del firmante. El orden debe ser el siguiente:
2.1. Firma
2.2. Nombre
2.3. Cargo
2.4. La posdata
La posdata es un elemento opcional en las cartas. Se coloca después de la firma y separada de esta por un interlineado amplio. Se introduce con las iniciales P.D. o P.S. (post scriptum) y tiene por objeto introducir un mensaje o recordatorio.
Utilizamos la posdata para hacer llamadas de atención sobre lo que hemos mencionado en el cuerpo del documento o para introducir algún dato nuevo que queramos destacar por algún motivo. Está demostrado que la posdata siempre se lee y por eso en muchas ocasiones se utiliza para destacar información importante. Debe ser breve; a ser posible que no ocupe mas de una línea.
