El memorando (del latín memorando: algo que debe tenerse en la memoria)
es para la Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos
solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual
se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes
ante la consideración de un asunto importante o grave.
Características
- Es un documento
interdepartamental/ informal (no tiene ni saludo ni despedida).
- Puede estar dirigido a
una o más personas.
- Debe ceñirse a los
avisos e información general que no tengan carácter permanente.
Tipos de Memorando
En la práctica
podemos distinguir, tanto en lo que atañe a la forma,
como a contenido y extensión, dos clases de memorandos:
a- Memorando
breve
b- Memorando extenso
a- Memorando breve
Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a
transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin
específico. Por tratarse de una comunicación interna, es decir, que va a
circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más
funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en impresos que cada
empresa u organismo poseen con su propio membrete.
b- Memorando
extenso
Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre
familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se
utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real
Academia.
Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la
empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o
sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones,
informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y
procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la
organización de que se trate.
Formato
En dicha hoja aparecen
líneas y espacios para completar
PARA: Rellenar
con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que
pertenece
DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o
departamento al que pertenece.
FECHA: Puede
usarse en forma abreviada.
ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.
FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.
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| Modelo de Memorando |
Cualidades de un memorando
Cualidades indispensables para que el mensaje corra por los canales
adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su éxito dependerá del
grado de aceptación que encuentre en el destinatario. (Fernández de la Torriente,
G. 1979).
- Claridad
- Brevedad
- Integridad
- Cohesión
- Precisión
- Armonía
Recomendaciones generales
Se recomienda evitar:
- Expresarse en primera
persona del singular.
- Usar expresiones que
den lugar a interpretaciones erróneas.
- Abusar del tiempo del
destinatario.
- Elaborar ideas obvias.
- Incluir algo que no
venga al caso.
- Presentar cosas poco
conocidas sin una adecuada explicación.
- Adornar el mensaje con
palabras o frases metafóricas.
- Usar y abusar de la
construcción negativa.
- Emplear rodeos y
redundancias.
- Acumular oraciones
difusas.
- Ser oscuro en las
expresiones.
- Herir sensibilidad del
receptor.
- Firmar antes de releer
el escrito.
Estilo
— Usa una letra con tamaño de 12 puntos, así será fácil de leer. Times New Roman, Arial y
Courier son los estilos estándar; Bookman y Palatino son aceptables también, aunque menos utilizadas.
— Evita otras como Comic
Sans MS, estas se utilizan en trabajos menos
formales.
— Recuerda siempre marginar tus documentos.
Fuente
Vásquez, M. y L. Carrera
(2007). Herramientas para un aprendizaje eficaz. Caracas: Panapo.
