El MEMORANDO

El memorando (del latín memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.

Características

• Es un documento interdepartamental/ informal (no tiene ni saludo ni despedida).
• Puede estar dirigido a una o más personas.
• Debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan carácter permanente.

Tipos de Memorando

En  la  práctica podemos distinguir, tanto  en  lo que  atañe a  la forma, como a contenido y extensión, dos clases de memorandos:
 

  a- Memorando breve
  b- Memorando extenso

 a- Memorando breve

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna, es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en impresos que cada empresa u organismo poseen con su propio membrete.

b- Memorando extenso

Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia.

Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate.

Formato

En dicha hoja aparecen  líneas y espacios para  completar.

PARA: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que pertenece

DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento al que pertenece.

FECHA: Puede usarse en forma abreviada.

ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.

FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.

Cualidades de un memorando

Cualidades indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su éxito dependerá del grado de aceptación que encuentre en el destinatario. (Fernández de la Torriente, G. 1979).

        

          -   Claridad

         -    Brevedad

         -    Integridad

         -    Cohesión

         -    Precisión

         -    Armonía 

Recomendaciones generales 

Se recomienda evitar:

• Expresarse en primera persona del singular.
• Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas.
• Abusar del tiempo del destinatario.
• Elaborar ideas obvias.
• Incluir algo que no venga al caso.
• Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación.
• Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas.
• Usar y abusar de la construcción negativa.
• Emplear rodeos y redundancias.
• Acumular oraciones difusas.
• Ser oscuro en las expresiones.
• Herir sensibilidad del receptor.
• Firmar antes de releer el escrito.

Estilo

—  Usa una letra con tamaño de 12 puntos, así será fácil de leer. Times New Roman, Arial y Courier son los estilos estándar; Bookman y Palatino son aceptables también.

— Evita usar otras como Comic Sans MS,  estas puedes emplearlas en trabajos menos formales.

— Recuerda siempre marginar tus documentos.

FUENTE:

Vásquez, M. y L. Carrera (2007). Herramientas para un aprendizaje eficaz. Caracas: Panapo.