El memorando (del latín memorando: algo que debe tenerse en la memoria)
es para la Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos
solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual
se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes
ante la consideración de un asunto importante o grave.
Características
- Es un documento interdepartamental/
informal (no tiene ni saludo ni despedida).
- Puede estar dirigido a una o más personas.
- Debe ceñirse a los avisos e información
general que no tengan carácter permanente.
Tipos de Memorando
En la
práctica podemos distinguir, tanto en lo que atañe a la
forma, como a contenido y extensión, dos clases de memorandos:
a- Memorando
breve
b- Memorando extenso
a- Memorando breve
Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a
transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin
específico. Por tratarse de una comunicación interna, es decir, que va a
circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más
funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en impresos que cada
empresa u organismo poseen con su propio membrete.
b- Memorando extenso
Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el
nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se
utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real
Academia.
Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la
empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o
sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones,
informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y
procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la
organización de que se trate.
Formato
En dicha hoja
aparecen líneas y espacios para completar.
PARA: Rellenar
con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que
pertenece
DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o
departamento al que pertenece.
FECHA: Puede usarse en forma abreviada.
ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.
FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.
Cualidades de
un memorando
Cualidades indispensables para que el mensaje corra por los canales
adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su éxito dependerá del
grado de aceptación que encuentre en el destinatario. (Fernández de la
Torriente, G. 1979).
- Claridad
- Brevedad
- Integridad
- Cohesión
- Precisión
- Armonía
Recomendaciones
generales
Se recomienda
evitar:
- Expresarse en primera persona del
singular.
- Usar expresiones que den lugar a
interpretaciones erróneas.
- Abusar del tiempo del destinatario.
- Elaborar ideas obvias.
- Incluir algo que no venga al caso.
- Presentar cosas poco conocidas sin una
adecuada explicación.
- Adornar el mensaje con palabras o frases
metafóricas.
- Usar y abusar de la construcción negativa.
- Emplear rodeos y redundancias.
- Acumular oraciones difusas.
- Ser oscuro en las expresiones.
- Herir sensibilidad del receptor.
- Firmar antes de releer el escrito.
Estilo
— Usa una letra con tamaño de 12 puntos, así será fácil de leer.
Times New Roman, Arial y Courier son los estilos estándar; Bookman y Palatino
son aceptables también.
— Evita usar otras como Comic Sans MS, estas puedes
emplearlas en trabajos menos formales.
— Recuerda siempre marginar tus documentos.
FUENTE:
Vásquez, M. y L.
Carrera (2007). Herramientas para un aprendizaje eficaz. Caracas:
Panapo.
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