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| Antigua carta de amor |
Estructura
de una carta
La estructura de cada carta debe
adecuarse en cada caso a nuestras necesidades y, sobre todo, a las necesidades
del lector.
Al analizar la estructura de una
carta, debemos tener en cuenta tres partes principales:
A.- Inicio.
B.- Cuerpo de la carta.
C.-
Cierre.
Además en la parte superior de la carta, deben indicarse
los datos del destinatario y del remitente.
A.- El inicio
de las cartas
Los elementos que configuran el
principio y el final de la carta determinan, en gran medida, su tono y estilo.
Para que nuestras cartas tengan un
tono ágil y actual, es necesario prescindir de fórmulas encorsetadas, heredadas
del lenguaje administrativo y comercial antiguo.
El inicio de una carta indica al
lector el tipo de mensaje ante el que se encuentra. No existen unas normas
fijas para iniciar una carta, pero si podemos seguir unas pautas generales. Existen
diversos elementos que configuran el comienzo del escrito:
1.- La fecha
En todos los escritos empresariales es
imprescindible incluir la fecha para facilitar su archivo y evitar posibles
confusiones en el futuro. En las cartas, la fecha suele situarse en el margen
superior derecho del documento, aunque no existe una norma al respecto. Lo
fundamental a la hora de escribir las fechas es mantener la coherencia en todos
los escritos.
A continuación damos algunas indicaciones:
• Los meses se escriben en minúscula.
• Los años se escriben sin punto.
• Es preferible escribir el día y el año con
número, y el mes con letra (14 de febrero de 2000), a menos que, por motivos
legales de otra índole, debemos hacerlo todo con letra.
•
Es preferible utilizar la
variante sin articulo delante del año (20 de marzo de 2001).
• No deben utilizarse las partículas en y a para introducir las fechas,
por considerarse una fórmula anticuada
(Madrid, 18 de julio de 2000 en lugar de En Madrid, a 18 de julio de 2000).
2.- El saludo o encabezamiento
El saludo o encabezamiento se escribe
debajo de los datos del destinatario y del remitente. En algunos casos se puede
anular el encabezamiento (por ejemplo, en las cartas de respuesta comercial
dirigidas a una empresa) y comenzar la carta directamente.
Estas son algunas indicaciones que
tenemos que tener en cuenta a la hora de redactar los encabezamientos:
• Siempre que sea posible, personalizaremos
nuestros envíos (Estimado Sr. Gómez, Estimada Sra. Gómez).
• Si se
trata de envíos masivos, debemos utilizar algunas fórmulas, que elegiremos según el contexto (Estimados clientes; Estimados
amigos; Estimados usuarios).
• Conviene
evitar las expresiones anticuadas (Muy Sr. Nuestro; Muy Sra. Nuestra; Muy Sres. Nuestros).
• Conviene
evitar las construcciones dobles para abarcar el masculino y el
femenino (Estimado/a Sr./Sra.).
A
continuación proponemos una recopilación de los encabezamientos más comunes,
que escogeremos según el contexto:
•
Querido amigo / Querida amiga / Queridos
amigos
• Estimado amigo / Estimada amiga / Estimados
amigos
• Estimado
colaborador / Estimada colaboradora / Estimados colaboradores
• Estimado
señor / Estimada señora / Estimados señores
•
Estimado Sr. González / Estimada Sra. González
/ Estimados Sres. González
• Estimado
cliente / Estimada cliente / Estimados clientes
•
Apreciado cliente / Apreciada clienta /
Apreciados clientes
B.- El cuerpo
de la carta
El cuerpo de la carta está constituido
por el mensaje en si. Es fundamental que esté redactado de forma clara y
adecuada para que nuestro mensaje cumpla su función.
En primer lugar, es importante cuidar
el estilo de nuestra redacción. Para ello puede resultar útil seguir las
siguientes indicaciones:
Evitar el empleo del gerundio al
comienzo de la frase (Respondiendo a su carta del día...).
Emplear construcciones sintácticas
ordenadas ( sujeto, verbo y complementos):
•
Nos ponemos en contacto con usted
para informarle...
• Tenemos el gusto de comunicarle...
Además, las siguientes frases pueden servirnos de ejemplo
para iniciar el cuerpo del texto:
• Con un
mensaje neutro:
o
Mediante
esta carta...
o
Con
este escrito...
o
Nos
dirigimos a usted con el fin de...
o
Nos
dirigimos a vosotros con el fin de...
o
Nos
complace comunicarles...
o
Nos
ponemos en contacto con usted a fin de ...
o
Queremos
darles a conocer...
o
Tal
y como acordamos por teléfono...
o De
acuerdo con la conversación que mantuvimos con el Sr. Gómez, les enviamos...
o
Les
comunicamos que...
o
Les
anunciamos que...
o
A
continuación, les detallamos...
o
Como
ya sabrán...
o
Tal
y como acordamos...
o
Debido
a...
o
En
lo referente a...
o
En
lo concerniente a...
o
A
propósito de ...
o
Con
motivo de ...
o
A
raíz de...
• Con un mensaje positivo:
o
Nos
complace comunicarle que ...
o
Es
un placer para nosotros comunicarle ...
o
Nos
complace comunicarle que...
o
Es
un placer anunciarle que...
o
Es
una gran satisfacción para nosotros comunicarle ...
o
Es
un placer comunicarles que...
• Para hacer referencia a un envío:
o
Le
enviamos su pedido...
o
Le
enviamos...
o
Les
tramitamos...
o
Nos
complace enviarle...
o
Adjuntamos
la documentación correspondiente a...
o
Junto
a esta carta le enviamos...
• Para
expresar agradecimiento:
o Queremos darles las gracias
por...
o Queremos agradecerles
sinceramente la atención...
o Les damos las gracias por...
o Quiero darles las gracias
por...
o Quiero agradecerle
sinceramente el amable trato recibido durante...
o Deseo agradecerles...
o Reciba mi mas sincero
agradecimiento por...
o Gracias por su amable gestión
al frente de...
El resto del cuerpo de la carta dependerá del mensaje que
queramos transmitir y ha de adecuarse a las necesidades y expectativas de
nuestros lectores.
C.- El cierre
de la carta
No existen unas normas rígidas para concluir una carta,
aunque siempre debemos hacerlo de forma que guarde relación con el saludo o
encabezamiento empleado.
1.- La despedida
Estas son algunas recomendaciones que tenemos que tener
en cuenta:
• Evitar
las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del lenguaje administrativo, como las siguientes:
o Sin otro particular...
o Aprovechamos la ocasión para
saludarle atentamente.
o Quedo a su disposición...
o A la espera de...
o
Atte.
• Las
cuales pueden ser sustituidas por las mas usuales:
o Un saludo,
o Reciba un cordial saludo,
o Atentamente,
o Les saluda atentamente,
• Evitar
el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Esperamos que estas
aclaraciones... en lugar de Esperando
que estas aclaraciones hayan sido de utilidad...).
• Concluir con un mensaje positivo y alentador,
incluso en aquellas cartas cuyo contenido sea negativo (En la confianza de que
lleguemos a un acuerdo lo antes posible, quedamos a la espera de sus
noticias...;Estaremos encantados de resolver cualquier duda que pueda
surgirles...).
• Cerrar la carta con un mensaje directo,
conciso y sin rodeos (Esperamos colaborar con ustedes en un futuro
próximo. Hasta entonces... en lugar
de Esperando que en el futuro podamos de nuevo colaborar estrechamente y que
exista la posibilidad de poder comenzar una relación comercial entre ambas
compañías de forma satisfactoria, me despido...).
• Estas son algunas fórmulas que pueden resultar
útiles para concluir una carta:
o Con un mensaje neutro:
§ Cordialmente,
§ Atentamente,
§ Muy cordialmente,
§ Un cordial saludo,
§ Saludos cordiales,
§ Reciba un cordial saludo,
§ Reciba un atento saludo,
§ Le saludamos cordialmente,
§ Con afecto,
§ Un abrazo,
§ Muy atentamente,
§ Le saludo atentamente,
o Para mostrar disponibilidad:
§ Si
necesitan cualquier aclaración, no duden en ponerse en ponerse en contacto con nosotros...
§ Estamos a su disposición para todo aquello que
necesiten...
§ No dude en llamarnos si necesita cualquier
aclaración; estaremos encantados de atenderle...
§ Si precisan alguna aclaración, póngase en
contacto con nosotros...
§ Si desean mas información, les atenderemos con
mucho gusto...
§ Estamos a su disposición en el teléfono...
o Para indicar que estamos esperando respuesta:
o Para indicar que estamos esperando respuesta:
§ Confiamos en que...
§ Esperamos que...
§ Nos gustaría contar con...
§ Estamos seguros de que podrán darnos una
respuesta en breve...
§ En espera de su respuesta, reciba un atento
saludo...
§ A la espera de su respuesta, les saluda
atentamente...
§ Esperamos recibir noticias suyas lo antes
posible...
2.- La firma
En las cartas comerciales, la firma
debe ir acompañada del nombre y los apellidos en letra impresa, así como el
cargo del firmante. El orden debe ser el siguiente:
1. Firma
2. Nombre
3. Cargo
4. La posdata
La posdata es un elemento opcional en
las cartas. Se coloca después de la firma y separada de esta por un interlineado
amplio. Se introduce con las iniciales P.D. o P.S. (post scriptum) y tiene por
objeto introducir un mensaje o recordatorio.
Utilizamos la posdata para hacer llamadas de atención sobre lo que hemos mencionado en el cuerpo del documento o para introducir algún dato nuevo que queramos destacar por algún motivo. Está demostrado que la posdata siempre se lee y por eso en muchas ocasiones se utiliza para destacar información importante. Debe ser breve; a ser posible que no ocupe mas de una línea.
